Kendox AG: de keuze voor een Cloud ERP-oplossing voor digitale excellentie
Met circa 70 medewerkers en bijna 1.500 klanten was het tijd voor nieuwe bedrijfssoftware. Het mkb-bedrijf implementeerde het cloudgebaseerde ERP-systeem SAP Business ByDesign en profiteert sinds de go-live van geïntegreerde, transparante processen.
Kendox AG: effectieve oplossingen voor gestructureerd documentmanagement
Vrijwel elke organisatie kent het: de wirwar van individuele mail- en documentopslag. Kendox AG biedt hiervoor uitkomst. Kendox AG, gevestigd in Oberriet (SG), is een toonaangevend IT-bedrijf in de regio Rheintal.
Gespecialiseerd in gestructureerd documentmanagement en kantoorautomatisering biedt Kendox standaardsoftwareoplossingen die inspelen op de groeiende behoefte aan digitale oplossingen binnen organisaties. Sinds de oprichting in 2004 door directeur Manfred Terzer kent het bedrijf een continue groei, zowel in het klantenbestand als in het team.
Kendox ondersteunt organisaties uit uiteenlopende sectoren bij het automatiseren van hun kantoor- en administratieve processen en het efficiënt structureren van zakelijke informatie.
Doelen op weg naar de cloud
Bij dit project stond vooral procesoptimalisatie centraal.
Realtime datatoegang en automatisering van rapportages
De implementatie van het ERP-systeem is gericht op realtime toegang tot data om centrale KPI’s automatisch te genereren. Het doel is om tijdrovende vragen aan de belastingadviseur te verminderen en de financiële transparantie te verbeteren.
Optimalisatie van bedrijfsprocessen en standaardisatie van workflows
Naast verbetering van de financiële administratie en personeelsadministratie moeten ook de volledige verkoop-, order- en contractbeheerprocessen worden geoptimaliseerd. Projectmatig werken wordt ondersteund en veelzijdige klantcontracten en interne verrekeningen kunnen efficiënt worden beheerd.
Stimuleren van cloudtechnologieën en flexibiliteit in de werkomgeving
De cloudgedachte moet worden verankerd in interne processen, zodat de werkorganisatie richting homeoffice wordt ondersteund met veilige communicatiekanalen en documentopslag. Kendox wil zich positioneren als cloudprovider en zo de internationale groeistrategie ondersteunen.
Op Cloud 7 met SAP Business ByDesign
Zo is Kendox AG te werk gegaan
1
Keuze van de ERP-oplossing
Kendox koos SAP Business ByDesign als cloudgebaseerde ERP-oplossing voor mkb-organisaties met minimaal 20 systeemgebruikers. De software biedt standaardprocessen en machine learning-functionaliteiten voor automatisering en betere besluitvorming.
2
Cloudvoordelen voor Kendox
SAP Business ByDesign vormt bij Kendox nu de basis voor de systematische koppeling met andere applicaties die binnen de organisatie worden gebruikt, zoals klant- of marketingportalen en het support-ticketingsysteem.
3
Implementatiepartner
Kendox kreeg ondersteuning van SAP-partner all4cloud Schweiz AG. “Zonder all4cloud hadden we het project nauwelijks kunnen realiseren. Ook in de toekomst zullen we blij zijn met de betrouwbare en deskundige ondersteuning, vooral bij jaarafsluitingen of verdere digitaliseringsstappen,” aldus Doris Knorr.
4
Succesvolle implementatie
Resultaten van Kendox AG
Optimalisatie van resourceplanning
Dankzij het nieuwe ERP-systeem is de resourceplanning efficiënter geworden. Vroegere handmatige processen zijn geautomatiseerd, wat leidt tot aanzienlijke tijdsbesparing en een verbeterde werkorganisatie.
Efficiëntere financiële administratie
De uniforme boekhouding in het SAP-systeem en de automatische verwerking van bankmutaties hebben de efficiëntie verhoogd. De noodzaak van een externe belastingadviseur vervalt, en personele resources kunnen beter worden ingezet.
SAP Business ByDesign als onmisbare basis voor de toekomst van Kendox
Op 1 januari 2021 ging het systeem live. Zonder onderbrekingen, zonder bugs. SAP Business ByDesign heeft zich bewezen als onmisbare basis voor de toekomstplannen van Kendox. Het is de perfecte oplossing voor projectmatige processen, vooral dankzij de automatische verrekening van cloudhuur.
Klanten over het proces met ons:
Cloudgebaseerde ERP-oplossingen laten een sterke dynamiek zien. Het ligt dan ook voor de hand dat het cloudbedrijfsmodel op korte of middellange termijn het dominante bedrijfsmodel wordt — ook voor ERP-systemen.
Manfred TerzerCEO 
Voor de facturatierun moesten we afzonderlijke PDF’s uit de projecten halen en per e-mail versturen. Destijds waren we daar met z’n drieën tot wel drie dagen mee bezig. Nu voer ik de facturatierun alleen uit — met één klik, terwijl mijn collega’s met vakantie zijn.
Hoofd Administratie