downpayment4cloud:
Abschlagsrechnungen ohne Excel daneben
Bei langfristigen Werkverträgen wird nicht am Ende abgerechnet, sondern laufend. Leistungsstände, Einbehalte und bereits gestellte Abschläge müssen dabei zusammenpassen. Wie Sie das im System lösen, hängt davon ab, womit Sie arbeiten: In SAP Business ByDesign übernimmt das unser Add-on downpayment4cloud, in SAP Cloud ERP die Anzahlungsabwicklung im Standard.
In einem ersten Gespräch prüfen wir gemeinsam, wie Ihre Abschläge heute entstehen und welcher Weg in Ihrem System der richtige ist.
Prozess
Vier Übergaben.
Vier Fehlerquellen.
Genau dort entstehen die Fehler, nicht in den Arbeitsschritten selbst.
OHNE ADDON
Erfassen, notieren,
später nachbuchen
Der Beleg entsteht auf Papier und wandert erst Stunden später ins System.
- Mengen werden auf Zettel oder Liste notiert
- Nacherfassung am PC, oft erst am Schichtende
- Tippfehler fallen erst bei der Prüfung auf
- Bestände im SAP hinken dem Lager nach
- Bei Unklarheiten wird nachgefragt und gesucht
- Kalkulation beruht auf Schätzwerten
MIT ADDON
Scannen –
und die Buchung steht
Jeder Vorgang wird dort gebucht, wo er entsteht: direkt im SAP-Standard.
- Scan am Regal, an der Maschine, am Packtisch
- Die Buchung landet sofort im SAP-System
- Pflichtfelder und Prüfungen verhindern Fehler
- Bestände sind zu jedem Zeitpunkt aktuell
- Jeder Schritt ist im Belegfluss nachvollziehbar
- Kalkulation auf echten Zeiten und Verbräuchen
- Grundlage ist der SAP-Standard – die Buchungen laufen in dieselben Belege wie am Desktop, ohne Schattenbestand und ohne Zwischendatenbank.
- Zwischen Leistungsstand und Schlussrechnung liegen vier Übergaben. Genau dort entstehen die Fehler, nicht in den Arbeitsschritten selbst.
Alle Buchungen entstehen dort, wo die Arbeit passiert
Die mobile Datenerfassung bringt die SAP-Buchung an den Ort, an dem sie entsteht: ans Regal, an die Maschine, an den Packtisch. Mitarbeitende scannen Barcode oder QR-Code, bestätigen Menge und Charge und lösen damit direkt die Buchung im SAP-System aus. Die Nacherfassung am PC entfällt, Bestände und Zeiten stimmen ab dem ersten Scan.
Wareneingang und Einlagerung direkt am Regal buchen
Kommissionierung und Versand ohne Papierliste
Rückmeldungen aus der Produktion in Echtzeit
Zeiten und Verbräuche am Arbeitsplatz erfassen
Inventur und Zählung per Barcode-Scan
Umlagerungen und Bestandskorrekturen direkt in SAP
downpayment4cloud rechnet den Leistungsstand ab, nicht die Erinnerung daran
- Abschlagsrechnungen auf Basis des erreichten Leistungsstands
- Kumulierte Abschläge statt unverbundener Einzelbeträge
- Automatischer Abzug der kumulierten Abschläge in der Schlussrechnung
- Überblick und Kontrolle über alle Abschläge eines Projekts
- Aufsetzend auf dem Standard von SAP Business ByDesign
- Schnell einsatzfähig, ohne Eigenentwicklung
- Prüfung, welche Ihrer Werkverträge der Standard schon abdeckt
- Einrichtung von downpayment4cloud in Ihrem SAP Business ByDesign
- Abbildung Ihrer Abschlagslogik inklusive Einbehalten und Zuschlägen
- Übernahme laufender Projekte mit bereits gestellten Abschlägen
- Schulung für Buchhaltung und Projektleitung
- Betreuung und Weiterentwicklung nach dem Go-live
Häufige Fragen zum Thema scan4cloud
SAP Business ByDesign kann Anzahlungsanforderungen stellen. Was der Standard nicht kann, ist der Abschlag auf Basis des erreichten Fertigstellungsgrads und die kumulierte Fortschreibung über die Projektlaufzeit. Genau diesen Teil ergänzt downpayment4cloud. Es erweitert den Standardumfang, statt ihn zu ersetzen.
Jede Abschlagsrechnung führt die Summe aller vorherigen Abschläge mit. Auf der Rechnung steht damit nicht nur der aktuelle Einzelbetrag, sondern der erreichte Gesamtstand des Projekts. Niemand muss Beträge aus früheren Belegen addieren, und der Kunde kann den Stand direkt ablesen.
Die kumulierten Abschläge werden in der Abschlussrechnung automatisch abgezogen. Der Verlauf muss nicht aus einzelnen Belegen rekonstruiert werden. Damit entfällt der Schritt, an dem in der Praxis am häufigsten zu wenig abgerechnet wird.
Die Buchhaltung, weil der Abschlagsverlauf nicht mehr in einer Nebendatei geführt wird. Die Projektleitung, weil der erreichte Stand jederzeit im System steht. Und der Kunde, weil sich die Rechnung ohne Rückfragen prüfen lässt.
Eine Erweiterung. downpayment4cloud erweitert den Standardumfang von SAP Business ByDesign. Die Abschläge entstehen in den gewohnten Belegen und nicht in einer Parallelwelt neben dem ERP.
In vier Schritten: Wir sehen uns Ihre Abschlagslogik an, richten das Add-on in Ihrem System ein, testen es an einem laufenden Projekt und schulen Buchhaltung und Projektleitung. Danach begleiten wir den Betrieb weiter.
Die Add-ons werden gemietet, nicht gekauft. Wartung, Service und Updates sind in den Kosten enthalten, es fällt also keine separate Pflege an.
Detlef Aden
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