Add-Ons für SAP Cloud ERP - all4cloud

All4Cloud Group
Erstgespräch

downpayment4cloud:
Abschlagsrechnungen ohne Excel daneben

Bei langfristigen Werkverträgen wird nicht am Ende abgerechnet, sondern laufend. Leistungsstände, Einbehalte und bereits gestellte Abschläge müssen dabei zusammenpassen. Wie Sie das im System lösen, hängt davon ab, womit Sie arbeiten: In SAP Business ByDesign übernimmt das unser Add-on downpayment4cloud, in SAP Cloud ERP die Anzahlungsabwicklung im Standard.
Kostenloses Beratungsgespräch vereinbaren
In einem ersten Gespräch prüfen wir gemeinsam, wie Ihre Abschläge heute entstehen und welcher Weg in Ihrem System der richtige ist.
Vier sich überlappende Karten zeigen auf dunklem Hintergrund Fortschrittsbalken bei 25 %, 50 %, 75 % und 100 % an und veranschaulichen so die Fertigstellungsphasen im „downpayment4cloud“-Prozess.

Prozess

Vier Übergaben.
Vier Fehlerquellen.

Zwischen Leistungsstand und Schlussrechnung liegen vier Übergaben. Genau dort entstehen die Fehler, nicht in den Arbeitsschritten selbst.

Kundennummer

Liefer- / Leistungsdatum

Rechnungsdatum

Abschlagsrechnung Nr.

Der Abrechnungsverlauf wird außerhalb des Systems geführt. Jede Übergabe ist damit eine eigene Fehlerquelle:

Pos. Bezeichnung Gesamt
1

Leistungsstand Abschlag

Der Stand steht in einer Tabelle, die Rechnung entsteht im System. Beides führt jemand von Hand zusammen.

Korrekturrechnung

2

Abschlag Einbehalt

Sicherheitseinbehalt und Nebenkostenzuschlag werden je Projekt in einer eigenen Datei nachgehalten.

Freigabe erst Monate später

3

Einbehalt Rechnung

Die Rechnung zeigt den Einzelbetrag, nicht den erreichten Gesamtstand des Projekts.

Rückfragen, verzögerte Zahlung

4

Rechnung Schlussrechnung

Der komplette Verlauf muss aus einzelnen Belegen rekonstruiert werden, oft Jahre später.

Tagelange Fleißarbeit, Risiko der Unterdeckung

Gesamtaufwand 4 von 4 Übergaben

Ohne das Add-on wiederholen sich diese vier Punkte in jedem Projekt: Korrekturrechnungen nach Zahlendrehern, Diskussionen über Sicherheitseinbehalte, Zahlungen, die auf Rückfragen warten, und eine Schlussrechnung, die am Ende aus einzelnen Belegen zusammengesucht werden muss.

Mobile Datenerfassung – mit und ohne Addon

Ohne Addon

Erfassen, notieren,
später nachbuchen

Der Beleg entsteht auf Papier und wandert erst Stunden später ins System.

  • Mengen werden auf Zettel oder Liste notiert
  • Nacherfassung am PC, oft erst am Schichtende
  • Tippfehler fallen erst bei der Prüfung auf
  • Bestände im SAP hinken dem Lager nach
  • Bei Unklarheiten wird nachgefragt und gesucht
  • Kalkulation beruht auf Schätzwerten

Mit Addon

Scannen –
und die Buchung steht

Jeder Vorgang wird dort gebucht, wo er entsteht: direkt im SAP-Standard.

  • Scan am Regal, an der Maschine, am Packtisch
  • Die Buchung landet sofort im SAP-System
  • Pflichtfelder und Prüfungen verhindern Fehler
  • Bestände sind zu jedem Zeitpunkt aktuell
  • Jeder Schritt ist im Belegfluss nachvollziehbar
  • Kalkulation auf echten Zeiten und Verbräuchen

Grundlage ist der SAP-Standard – die Buchungen laufen in dieselben Belege wie am Desktop, ohne Schattenbestand und ohne Zwischendatenbank.

Alle Buchungen entstehen dort, wo die Arbeit passiert

Die mobile Datenerfassung bringt die SAP-Buchung an den Ort, an dem sie entsteht: ans Regal, an die Maschine, an den Packtisch. Mitarbeitende scannen Barcode oder QR-Code, bestätigen Menge und Charge und lösen damit direkt die Buchung im SAP-System aus. Die Nacherfassung am PC entfällt, Bestände und Zeiten stimmen ab dem ersten Scan.
Wareneingang und Einlagerung direkt am Regal buchen
Kommissionierung und Versand ohne Papierliste
Rückmeldungen aus der Produktion in Echtzeit
Zeiten und Verbräuche am Arbeitsplatz erfassen
Inventur und Zählung per Barcode-Scan
Umlagerungen und Bestandskorrekturen direkt in SAP

downpayment4cloud rechnet den Leistungsstand ab, nicht die Erinnerung daran

Was downpayment4cloud leistet

  • Abschlagsrechnungen auf Basis des erreichten Leistungsstands
  • Kumulierte Abschläge statt unverbundener Einzelbeträge
  • Automatischer Abzug der kumulierten Abschläge in der Schlussrechnung
  • Überblick und Kontrolle über alle Abschläge eines Projekts
  • Aufsetzend auf dem Standard von SAP Business ByDesign
  • Schnell einsatzfähig, ohne Eigenentwicklung
Jetzt testen

Was all4cloud unterstützt

  • Prüfung, welche Ihrer Werkverträge der Standard schon abdeckt
  • Einrichtung von downpayment4cloud in Ihrem SAP Business ByDesign
  • Abbildung Ihrer Abschlagslogik inklusive Einbehalten und Zuschlägen
  • Übernahme laufender Projekte mit bereits gestellten Abschlägen
  • Schulung für Buchhaltung und Projektleitung
  • Betreuung und Weiterentwicklung nach dem Go-live
Mehr erfahren

Häufige Fragen zum Thema scan4cloud

SAP Business ByDesign kann Anzahlungsanforderungen stellen. Was der Standard nicht kann, ist der Abschlag auf Basis des erreichten Fertigstellungsgrads und die kumulierte Fortschreibung über die Projektlaufzeit. Genau diesen Teil ergänzt downpayment4cloud. Es erweitert den Standardumfang, statt ihn zu ersetzen.
Jede Abschlagsrechnung führt die Summe aller vorherigen Abschläge mit. Auf der Rechnung steht damit nicht nur der aktuelle Einzelbetrag, sondern der erreichte Gesamtstand des Projekts. Niemand muss Beträge aus früheren Belegen addieren, und der Kunde kann den Stand direkt ablesen.
Die kumulierten Abschläge werden in der Abschlussrechnung automatisch abgezogen. Der Verlauf muss nicht aus einzelnen Belegen rekonstruiert werden. Damit entfällt der Schritt, an dem in der Praxis am häufigsten zu wenig abgerechnet wird.
Die Buchhaltung, weil der Abschlagsverlauf nicht mehr in einer Nebendatei geführt wird. Die Projektleitung, weil der erreichte Stand jederzeit im System steht. Und der Kunde, weil sich die Rechnung ohne Rückfragen prüfen lässt.
Eine Erweiterung. downpayment4cloud erweitert den Standardumfang von SAP Business ByDesign. Die Abschläge entstehen in den gewohnten Belegen und nicht in einer Parallelwelt neben dem ERP.
In vier Schritten: Wir sehen uns Ihre Abschlagslogik an, richten das Add-on in Ihrem System ein, testen es an einem laufenden Projekt und schulen Buchhaltung und Projektleitung. Danach begleiten wir den Betrieb weiter.
Die Add-ons werden gemietet, nicht gekauft. Wartung, Service und Updates sind in den Kosten enthalten, es fällt also keine separate Pflege an.

Detlef Aden

Sie möchten hohe Produktivität bei niedriger Fehlerrate und eine exakte Kalkulation der Produktionskosten? Wir zeigen Ihnen wie scan4cloud production Sie hierbei unterstützt!

Buchen Sie gleich HIER einen Termin mit mir oder schicken Sie dem all4cloud-Team eine Nachricht.

Ich freue mich auf Ihre Anfrage.

Phone: +49 6204-91492-13