Warum Cloud ERP für Projektdienstleister die beste Wahl ist

Cloud ERP ist in aller Munde – vor allem im Projektdienstleistungssektor liefert eine integrierte Cloud-Lösung wertvolle Dienste. Als 100% Cloud-Company gehören wir selbst dazu und nutzen Cloud ERP nicht nur, wir leben es: Cloud ERP liegt in unserer DNA. Aber warum ist ein Cloud ERP die beste Wahl für Projektdienstleister?

Schauen wir uns dafür zunächst einmal den Status Quo an. In der Regel nutzen insbesondere Projektdienstleiter heute verschiedene Lösungen für ihr Auftragsmanagement, Projektmanagement sowie für Zeitrückmeldungen, Abrechnungen und das Reporting. Transparenz? Fehlanzeige.

Mit dem Einsatz von Insellösungen ist schlicht nicht ersichtlich, ob mit einem Projekt Geld verdient oder verloren wurde und wie die Kostenstrukturen aussehen.

In der Finanzbuchhaltung lassen sich diese einsehen, vielleicht auch die Erlöse. Im losgelösten Projektmanagement sind zwar die Aufwände von Zeiten sichtbar, allerdings ohne finanzielle Bewertung. Wären all diese Prozesse integriert, wäre die erforderliche Datentransparenz kein Problem.

Die Lösung: ein integriertes Cloud ERP System. Denn dieses bietet komplette Sicht auf den Datenfluss und somit auf das gesamte Projektmanagement sowie den Finanzbuchhaltungsbereich.

Das versetzt Projektdienstleister in die komfortable Lage, von überall und über jedes Teilelement sämtliche Daten einzusehen. Ein Cloud ERP wie SAP Business ByDesign sorgt somit für Prozess- und Kostentransparenz. Wenn aus einem solchen System heraus eine Projektrechnung erstellt wird, weiß die Buchhaltung, wie diese zu verfolgen ist und das Forderungsmanagement hat eine Übersicht über sämtliche Zahlungseingänge.

Eine große Herausforderung, die es hier zu meistern gilt: Die Anwender müssen lernen und verstehen, was es heißt, integriert zu arbeiten und mit aufeinander aufbauenden Prozessen umzugehen. Wir bemerken bei Einführungsprojekten oft, dass sich die Unternehmen anfänglich mit dieser integrierten Arbeitsweise auf einer Plattform etwas schwertun. Sind die ersten Hürden einmal überwunden und ist die neue Umgebung vertraut, weist die Cloud ERP Lösung nur Vorteile auf. Nicht nur eine fortwährende Kosten- und Erlöstransparenz ist gegeben, sondern auch die erbrachten Leistungen können dem Kunden gegenüber schneller abgerechnet werden.

Ein Cloud ERP optimiert also die gesamte Wertschöpfung, ohne sich mit dem Betrieb von Software belasten zu müssen.

SAP Business ByDesign ist speziell auf die Anforderungen von Projektdienstleistern zugeschnitten. Das System berücksichtigt alle Bereiche, die für den Dienstleistungssektor notwendig sind, um integrierte Prozesse zu verwirklichen. Ein durchgängiger Geschäftsablauf beginnt mit einem Angebot, das für einen Kunden erstellt wird. Dementsprechend ist auch die vertriebliche Abwicklung ein Kernmodul. In dieser wird festgelegt, um welche Art von Projekt es sich konkret handelt – ob Festpreis mit Meilensteinen oder nach Aufwand. Darauf folgt das Projektmanagement mit der Aufgaben- und Ressourcenplanung sowie der Kostenerwartung. Schlussendlich fließen auch Zeitrückmeldungen und die Reisekostenerfassung direkt in die Projektabrechnung ein. SAP Business ByDesign ist dabei zu einhundert Prozent Standard. Das heißt, es sind keine Add-Ons nötig. Im Standardumfang stehen verschiedene mobile Apps zur Verfügung, beispielsweise die App „Management Approval“ zur Freigabe von Reisekosten, Urlaub und Rechnungen. ByDesign Mobile für beispielsweise Zeit- und Reisekostenerfassung findet ebenfalls großen Anklang.

Um aufzuzeigen, was SAP Business ByDesign leistet, nehmen wir deshalb gerne uns selbst als Beispiel. Als mittelständisches Unternehmen haben wir es durch dessen Einsatz geschafft, mit zwei Halbtagskräften in der Administration unser Unternehmen zu managen und eine skalierbare Basis aufzubauen. Wir selbst nutzen sämtliche Kernprozesse, die wir bereits erwähnt haben: CRM, Vertrieb mit Angebot/Auftrag, Projektmanagement sowie Finanzbuchhaltung, Controlling und Reporting.

Damit können wir deutlich stärker und schneller wachsen, ohne unsere Prozesse anpassen zu müssen. Und wir haben den Vorteil, alle unternehmensrelevanten Kennzahlen auf einen Blick zu sehen.

Auf dieser tagesaktuellen Basis können wir gezielt Umsatz, Kostenentwicklung, offene Posten und weitere Kennzahlen abrufen. Das alles funktioniert nur, wenn sämtliche Funktionen integriert sind und direkter Zugriff auf die Daten besteht. Wir nutzen also selbst Cloud-Lösungen. Und diese nahtlos integriert.

Folgendes möchten wir Ihnen deshalb ans Herz legen: Der Schritt, sich professionell mit seinen Prozessen zu beschäftigen, ist womöglich ein schmerzhafter. Er ist aber ein wichtiger, um überhaupt mit einer integrierten Lösung arbeiten zu können. Denn nur mit einer solchen lassen sich alle Prozesse, die sich im Tagesgeschäft widerspiegeln, aufeinander aufbauen und auswerten. Dadurch erzielen Sie nicht nur schnelle Prozesslaufzeiten, sondern vor allen Dingen verlässliche Daten und Prozessergebnisse. Wagen Sie also den Schritt in die Cloud. Es lohnt sich!