Vom Management des Bauchgefühls hin zur zahlenbasierten Unternehmenssteuerung

Warum ein KPI Dashboard für CXO’s unabdingbar ist (nicht nur in der Krise)

Mit einem Schlag war sie da: Die Corona-Krise. In solchen Situationen ist es immens wichtig, schnell handeln und entscheiden zu können. Werden wir das Jahr überstehen? Müssen wir Kurzarbeit anmelden oder kommen wir auch ohne zurecht?

Sind in Ihrem Unternehmen bspw. 120 Mitarbeiter beschäftigt, so hängen inkl. Partner und Kinder unter Umständen rund 200 – 300 Menschen von Ihrer Fähigkeit ab, kurzfristig sinnvolle Entscheidungen zu treffen. Eine große Verantwortung, die Sie (so wie wir) auf Ihren Schultern tragen.

Wie Sie und alle anderen Unternehmer trieben uns die o.g. Fragen (am Tag wie in der Nacht …) um. War Ihr Kennzahlen Cockpit bisher auch noch nicht für eine Pandemie gerüstet? Oder haben Sie aktuell noch gar kein KPI-Dashboard, das Ihnen zu mehr Transparenz verhilft? Dann lesen Sie jetzt weiter. Wir haben unser Dashboard in kürzester Zeit umgerüstet und teilen unsere Vorgehensweise und wichtige Erkenntnisse mit Ihnen.

Ein Blick ins Chefbüro des IT-Dienstleistungsunternehmens all4cloud

Die Ausgangslage

• all4cloud ist Anbieter von Cloud-Lösungen sowie Dienstleister mit Projektgeschäft
• Ca. 40 Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen arbeiten integriert auf einer Plattform
• Auswertungen liefen bisher mithilfe von KPI Reports auf Monatsbasis
• Das KPI Dashboard musste zeitnah um tagesaktuelle Kennzahlen erweitert werden

KPI Dashboards umrüsten – so schnell und einfach geht‘s

Bisher haben wir uns die folgenden Kennzahlen Stück für Stück (nach Relevanz) aufgebaut und auf Monatsbasis ausgewertet:

• Die vertriebliche Pipeline – als Gradmesser-KPI für den zukünftigen Auftragseingang
• Auftragseingang: Kommen genügend Aufträge rein, um unser Team durchs Jahr zu bringen?
• Umsatz: Dienstleistungsumsatz, Lizenzumsatz von Dritt- und Eigenprodukten, Umsatz mit Support-Dienstleistungen
• Offene/ überfällige Forderungen und Verbindlichkeiten: Umsatz bringt nur dann einen Mehrwert, wenn die Kunden auch ihre Rechnungen (pünktlich) bezahlen
• Ertrag: Diese Zahlen machen Freude, wenn der Umsatz stimmt und die Kunden den Forderungen nachkommen.
• Auslastungsausblick: Haben wir genügend Auftragsbestand, der unsere Beratung mit „Futter“ in Form von Planzeiten aus Projekten versorgt und bis wann müssen diese Leistungen erbracht werden?
• Die Liquiditätsprognose: Sind wir in der Lage unsere Rechnungen zu begleichen? Kurz-, mittel- und langfristig zu investieren? Ggf. Kredite bedienen?

Als uns die Corona-Pandemie traf, haben wir unser KPI Dashboard daraufhin um tagesaktuelle KPI’s erweitert, die wir im Executive Team auf Tagesbasis erörtert haben:

• Welche abrechenbaren Leistungen haben wir bereits erbracht – tagesaktuell?
• Welche Stunden wurden am laufenden Tag von den Mitarbeitern erfasst, die von den Projektleitern noch nicht freigegebenen wurden?
• Welche Leistungen haben die Mitarbeiter auf Basis der laufenden Projekte für die nächsten 6 Wochen geplant?

Das Management-Team der all4cloud erhält diese Informationen auf Knopfdruck.

Das hat unsere Planungsprozesse deutlich vereinfacht und uns viel Sicherheit für unsere Entscheidungsfindungen gegeben.

Transparente Geschäftsprozesse und schnelle, einfache Auswertungen als Schlüssel zu sicheren Planungsprozessen

Transparenz weiß jede/r CEO, COO oder CFO zu schätzen – nicht nur in Krisenzeiten. Sind wir in der Lage, unser Jahresziel zu erreichen? Wie hoch ist die aktuelle Auslastung unserer Projektteams? Wie sieht die Prognose für die Auslastung der nächsten Monate auf Basis des Auftragseingangs sowie der vertrieblichen Pipeline aus? Ist unser Kapazitätsangebot ausreichend oder sollten wir an den Ausbau in Form von Mitarbeitereinstellung erhöhen? Es kann sehr mühselig sein, sich als Executive Antworten auf diese Fragen auf Basis von Daten aus unterschiedlichen Abteilungen zusammenzutragen und auszuwerten. Dafür fehlt schlicht und ergreifend oft die Zeit.

Irgendwann kommt der Zeitpunkt, an dem das Unternehmen soweit gewachsen ist, dass ein Mensch allein nicht mehr in der Lage ist, die Menge an Daten zu überblicken. Das war auch für uns bei all4cloud der Wendepunkt vom Management des Bauchgefühls und Erfahrungswerte hinein in die zahlenbasierte Unternehmenssteuerung.

Ein Vorteil für uns war, dass wir alle für die KPI’s notwendigen Daten bereits wie Goldnuggets einzeln im System hatten.

Alle Prozesse laufen seit Gründung auf einer integrierten Plattform, die von allen Abteilungen genutzt wird.

Die Daten waren definitiv da. Die integrierte Plattform hat es uns ermöglicht, diese in einem Kennzahlen-Cockpit zusammenführen.

Wer selbst Unternehmer ist, weiß: In vielen Situationen muss man kurzfristig entscheiden und handeln können, um aus einem Risiko kein Problem heranwachsen zu lassen. Eine gute Führungskraft sollte ein gutes Bauchgefühl besitzen, keine Frage. Doch das allein reicht oft nicht aus, um der Verantwortung für ein ganzes Unternehmen und aller davon direkt und indirekt abhängiger Menschen gerecht zu werden.

Wer ist noch auf dem Weg vom Bauchgefühl hin zur datenbasierten Unternehmenssteuerung? Wie hat Ihnen der Einblick in unsere Geschichte gefallen?