Die STF Gruppe optimiert interne Prozesse dank Cloud-Nutzung

Die STF Gruppe verlegt die eigenen Geschäftsprozesse in die Cloud

Was soll es sein: Ein ausgefeiltes Projektmanagementsystem oder eine komplett neue ERP-Lösung? Vor dieser Entscheidung stand die STF-Gruppe, ein Ingenieurdienstleister mit Sitz im westfälischen Dülmen und 20 Standorten in ganz Deutschland und zusätzlichen zwei Standorten in Österreich und der Schweiz. Das Unternehmen war stark gewachsen. Die vorhandenen Systeme platzten „aus den Nähten“, waren fehleranfällig und intransparent. Die STF-Gruppe entschied sich schließlich für ein komplettes ERP-System und zwar aus der Cloud: Seit April 2015 sorgt das Cloud ERP-System SAP Business ByDesign aus der Wolke für Transparenz in der ganzen Unternehmensgruppe und beschleunigt die Prozesse. Zuständig für Einführung, Weiterentwicklung und Wartung ist das SAP-Beratungsunternehmen all4cloud.

Die 1997 gegründete STF-Unternehmensgruppe bietet Ingenieurdienstleistungen aus den Bereichen Telekommunikation, IT, technische Gebäudeausstattung, Energie- und Ressourceneffizienz an. Zu den Kunden zählen Industrieunternehmen, Telekommunikationsunternehmen, Energieunternehmen und -versorger.

Starkes Wachstum machte neue Software erforderlich

Seit 2008 bis 2023 wuchs die STF-Gruppe sehr stark von 20 auf 620 Mitarbeiter, so dass die bisherigen Systeme sich nicht mehr halten ließen. Die Software für Finanzbuchhaltung war überlastet, Excel und Word für Projektmanagement und Controlling waren aufwändig, fehleranfällig und zu wenig integriert. Informationsdefizite waren die Folge.

Das Wissen steckte überwiegend in den Köpfen,

berichtet die Leitung der Finanzabteilung.
Beim Thema Projektmanagement gab es keine systemseitige Unterstützung und die Einkaufprozesse waren nicht integriert.

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Vielfältige Anforderungen

Das waren die inhaltlichen Anforderungen der STF-Gruppe: Neue Software für Finanzbuchhaltung, Controlling, Projektmanagement und CRM, bessere Werkzeuge für Vertrieb und Projektleitung, verlässliche Datenquellen fürs Controlling, geringerer Aufwand für Administration. Offen war zunächst, ob es ein integriertes Gesamtsystem werden sollte oder auch Einzelsysteme mit Schnittstellen. Zu klären war außerdem die Frage, inwieweit beim Thema Projektmanagement sehr spezielle Funktionen nötig sein würden oder ob auf diese – zugunsten eines integrierten Gesamtsystems – verzichtet werden könnte. Bei dieser Themenvielfalt zeichnete sich schnell ab, dass ein komplett neues ERP-System sich wohl am besten eignen würde, allen Anforderungen gerecht zu werden.

STF und all4cloud begegneten sich auf einem der Praxistage des auf SAP Business ByDesign spezialisierten SAP-Beratungsunternehmens. Dort gab es direkte Gespräche, erinnert sich Ulrich Hoffmann, Head of Consulting bei all4cloud. Anschließend ging es sehr schnell. STF sah sich in seiner Präferenz für ein komplett neues ERP-System bestätigt. Und nach den Gesprächen mit all4cloud war auch klar, dass SAP Business ByDesign alle Anforderungen am besten unter einen Hut bringen würde – bei insgesamt neun Standorten in ganz Deutschland mit jeweils eigener Arbeitsweise bot sich die übers Internet zugängliche Mietsoftware geradezu an.

Welche Vorteile eines kompletten ERP-Systems gaben den Ausschlag für die Entscheidung? Ein integriertes Cloud ERP-System würde eine konsistente Datenwelt bieten, es gibt nur einen Anbieter mit einem Lizenzvertrag für alle Nutzergruppen. Eventueller Ärger mit Schnittstellen sollte sich in engen Grenzen halten und der Aufwand für die Einführung sollte beherrschbar sein. Dass bei der auf SAP-Servern laufenden Mietsoftware Wartung und Weiterentwicklung nicht selbst erledigt werden müssen, kam ebenfalls sehr gut an.

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Reibungslose Einführung

Die Implementierung ab Januar 2015 verlief glatt und mit drei Monaten in kürzester Zeit. Eine besondere Herausforderung war es, die über alle Standorte verteilten Key User und User frühzeitig mitzunehmen, berichtet Ulrich Hoffmann, denn deren Arbeitsweise änderte sich durch das neue ERP-System komplett. In einem zweitägigen Workshop in der STF-Zentrale in Dülmen wurden alle Beteiligte mit SAP Business ByDesign vertraut gemacht. Anschließend hielt Gerrit Essmann mehrere Websessions zur Vertiefung – hier konnten Anwender ihre Fragen loswerden.

Alles blieb in time und in budget und hat auf den Punkt gepasst,

fasst Hoffmann zusammen.

Ein Musterprojekt

Das Projekt hat alle Beteiligten weitergebracht, sagen die Projektleiter übereinstimmend. Die Zusammenarbeit war intensiv, ebenso die Diskussionen.

Und Hoffmann erinnert sich, dass die Zusammenarbeit Spaß gemacht hat:

Dies war ein richtiges Musterprojekt. Die Geschäftsführung war in der Projektarbeit maßgeblich involviert und hat sich stark eingebracht.

Konsistent und transparent

Heute ist die systemseitige Abbildung der Leistungserbringungsprozesse der STF-Gruppe über die neun Standorte hinweg einheitlich und transparent. Tätigkeiten wie Abrechnungen profitieren von einer verlässlichen Datengrundlage, die Kostenrechnung ist transparent, die Funktionalitäten sind auch für das komplexe Projektmanagement bei STF angemessen, Einkauf und Projektmanagement sind jetzt verbunden. Ungewohnt war am Anfang, dass es beim Umgang mit dem Cloud ERP-System eine gewisse Disziplin erfordert, die Daten über Prozesse hinweg konsistent zu halten.

Dafür biete SAP Business ByDesign nun vielversprechende Reporting-Möglichkeiten. Das Fazit der STF:

Die Entscheidung war in unserer Situation richtig. Die Erwartungen der Stakeholder wurden erfüllt, der Umstellungsaufwand war überschaubar, und wir haben nun eine solide Grundlage für unser weiteres Unternehmenswachstum.

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Die STF Gruppe ist ein bundesweit aktives Ingenieurunternehmen. Seit 1997 bietet die STF maßgeschneiderte und innovative Ingenieurleistungen für DAX- und Fortune 500 Unternehmen, den Mittelstand sowie öffentliche Auftraggeber an. Mit über 600 Mitarbeitenden an bundesweit 20 Standorten macht sich die STF Gruppe für alle Kunden in den Leistungsfeldern Telekommunikation, Digitalisierung, IT und Fachplanungen der technischen Gebäudeausrüstung stark. „Innovation und Qualität treiben unsere Arbeit an. Neue Technologien begeistern uns.“

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Henrik Hausen & Wolfgang Kröner - CEOs all4cloud

Henrik Hausen Wolfgang Kroener CEOs all4cloud Cloud ERP experts SAP Business ByDesign