Digitalisierung der Instandhaltung in der Tankstellen- und Flughafenversorgung

Wartung und Instandhaltung effizient gestalten? Das klappt!

Seit September 2020 arbeitet die TransTank GmbH mit einer vollständig integrierten Enterprise-Asset-Management-Lösung in einer Public Cloud. Schon nach wenigen Wochen lohnt sich der Umstieg für das Gelsenkirchener Unternehmen: Die neue, in das ERP-System implementierte Software optimiert sämtliche Wartungs-, Instandhaltungs- und Beschaffungsprozesse.

Die TransTank GmbH aus Gelsenkirchen betreibt Tanklager zur Tankstellen- und Flughafenversorgung sowie für den Umschlag von chemischen Produkten. Einwandfrei funktionierende und sichere Anlangen sind hier ein Muss – das setzt deren zuverlässige, schnelle und kosteneffiziente Wartung und Instandhaltung voraus.
Letzteres aber, so berichten Jörg Steinborn, Terminal Manager und Sebastian Beier, SAP EAM Implementation-Manager am Standort in Gelsenkirchen, war bei TransTank lange Zeit eher zeitintensiv als kosteneffizient:

„Für die Instandhaltung hatten wir eine Stand-Alone-Lösung im Einsatz, die ihre Kernaufgabe erfüllt hatte. Unser Ziel war es aber, die vorhandenen Systembrüche und Ineffizienzen auszuschalten. Deshalb suchten wir nach einer EAM-Lösung, die sowohl in unsere operativen als auch in unsere Finance-Prozesse integriert ist. Zudem sollten über automatisierte Reportings sämtliche Instandhaltungs- und Projekt-KPI tagesaktuell abrufbar sein.“

Instandhaltungs- und Finance-Prozesse auf einer Benutzeroberfläche

Schnell wurde TransTank auf all4cloud aufmerksam. Denn das Unternehmen aus der Metropolregion Rhein-Neckar entwickelt Funktionserweiterungen für die Cloud ERP-Suite der SAP® und hat sich dabei auf die Implementierung von branchenspezifischen Anwendungen in eine integrierte Systemlandschaft spezialisiert.
„Für die Bedürfnisse von TransTank bot uns all4cloud ein eigens entwickeltes AddOn für SAP® Business ByDesign an. Dieses kombiniert die klassischen Funktionen einer Instandhaltungssoftware mit denen für die Waren- und Lagerwirtschaft – ohne dabei die Benutzeroberfläche verlassen zu müssen“, erklärt Steinborn.

Big Data als Basis für reaktive und proaktive Instandhaltung

Sobald die Anforderungen klar waren, wurde das Projekt von TransTank an all4cloud übergeben. Zunächst war die Integration aller Arbeitsabläufe das erklärte Ziel. Dazu wurden ca. 40.000 technische Plätze kategorisiert und jegliches instandhaltungsrelevantes Equipment mit Barcode-Labels und Geo-Daten versehen. Von dieser intensiven Vorarbeit profitieren die User heute immens.
Neben der Reactive Maintenance lag der Fokus aber auch auf Vorkehrungen für einen proaktiven Ansatz, Maßnahmen wie Wartungen oder Inspektionen mussten deutlich effektiver in Bezug auf Integration der Beschaffungsprozesse werden. Dazu wurden sämtliche Aktivitäten in die cloudbasierten ERP-Prozesse eingebunden.
Während des Projektes entstand der Wunsch nach einer mobilen App zur Erfassung von technischen Störungen. Auf Basis der SAP® Cloud Plattform hat all4cloud eine Service-App entwickelt, mit der Störungen am Equipment innerhalb kürzester Zeit mit dem Smartphone dokumentiert und so notwendige Schritte zur Fehlerbehebung eingeleitet werden.

Erwartungen erfüllt: EAM-Lösung als wichtige Weiche für die Zukunft

Jörg Steinborn und Sebastian Beier blicken auf einen erfolgreichen Implementierungsprozess zurück. „Wir sind jetzt seit drei Monaten im produktiven Einsatz. Bisher wurden unsere Erwartungen an all4cloud und ihre EAM-Lösung vollends erfüllt.“ Auch für die Zukunft zeigen sich beide optimistisch. „Jetzt haben wir die perfekte Grundlage geschaffen, unsere Wartungen und Instandhaltungen auf höchstem Level zu betreiben.“

Hauptaufgabe der TransTank GmbH ist der Betrieb von Tanklagern, wie von BP oder zur Versorgung von Flughäfen. Dazu gehören neben Lagerung und Umschlag von Mineralöl- und petrochemischen Produkten auch die Erhaltung und Weiterentwicklung der Anlagenteile sowie die Organisation von sicheren Arbeitsabläufen. Durch die direkte und vollständige Integration, in das ERP-System SAP Business ByDesign funktionieren alle Geschäftsprozesse in einer einzigen IT-Lösung und optimieren dadurch sämtliche Wartungs-, Instandhaltungs- und Beschaffungsprozesse.