Cloudbasiertes Wachstum bei der Energie Zukunft Schweiz AG

Das cloudbasierte ERP-System SAP Business ByDesign unterstützt die Expansion der Energie Zukunft Schweiz AG in Europa sowie die Etablierung neuer Business Cases.

Ausgangslage

2006 wurde in Basel der Verein Energie Zukunft Schweiz gegründet – mit dem Ziel, erneuerbare Energien sowie die Energieeffizienz in der Schweiz zu fördern. Das Solardachprogramm «100 Jetzt» war eines der ersten Vereinsprojekte. Das Ziel: 100 Solaranlagen auf 100 Privatdächern. Dabei entstanden schliesslich über 1000 thermische Solaranlagen. Das Projekt erhielt die Schweizer Marketing Trophy 2009. Ein Jahr darauf eröffnete der Verein sein zweites Büro in Zürich. Das Geschäft nahm immer mehr Fahrt auf. 2019 lagerte der Verein das operative Geschäft in eine Aktiengesellschaft aus. Gleichzeitig wurde die Tochterfirma Sunwin Energy Italia SRL gegründet. Sie entwickelt Freiflächen-Solaranlagen in Italien.

Schnelles Wachstum: Heute beschäftigt die Energie Zukunft Schweiz AG (EZS) rund 150 Mitarbeitende und unterhält vier Tochtergesellschaften in Europa. Das Beratungsunternehmen begleitet Energieversorger, Akteure der Immobilienbranche, Behörden und Private dabei, ihre Energiewende umzusetzen. Die Nachfrage nach ihren Dienstleistungen steigt fast exponentiell, wie Stefan Rotzler, Group CFO, sagt. «Bis ins Jahr 2022 haben wir uns jedes Jahr verdoppelt. In den nächsten Jahren wird es im gleichen Tempo weitergehen.» Aus den ehemaligen einzelnen ERP-Komponenten wuchs das Unternehmen sehr schnell heraus. «Wir benötigten eine konsolidierte und skalierbare Softwarelandschaft.»

Zielsetzung

Das starke Wachstum sowie die verstärkte internationale Ausrichtung von EZS waren unter anderem Treiber für die ERP-Umstellung im Jahr 2021. Hinzu kam, dass die ehemaligen ERP-Komponenten nicht mehr gewartet wurden, sodass das Unternehmen über fünf Jahre lang selbst Eigenlösungen programmierte. «Das gruppenweite Verständnis füreinander, einheitliche Prozesse und gebündeltes Fachwissen fehlten komplett. Jeder arbeitete in seinen eigenen Strukturen. Daten für Reportings mussten manuell aus verschiedenen Systemen zusammengezogen werden, was zeitaufwendig und fehleranfällig war», sagt Stefan Rotzler.

Stammdaten säubern: Auch die damalige Buchhaltungssoftware sowie die CRM-Lösung waren für die Bedürfnisse des Unternehmens nicht mehr genügend, wie Andrea Tschudin, Leiterin IT bei Energie Zukunft Schweiz AG, sagt. «Als modernes Unternehmen wünschten wir uns Schnittstellen vom ERP-System zu anderen Softwarelösungen, wie etwa zu unserem Dokumentenmanagementsystem. Damit wollten wir eine durchgängige Datentransparenz erreichen.» Zu diesem Zweck und als Vorbereitung für die Einführung des neuen ERP-Systems bereitete eine EZS-Mitarbeiterin hunderttausende Datensätze aus der gesamten Firmengeschichte auf. Ein Schlüsselfaktor für die darauffolgende erfolgreiche Implementierung in Rekordzeit.

Mobile Anwendung: Für Group CFO Stefan Rotzler war klar, dass EZS eine Cloudlösung benötigte. «Nur ein cloudbasiertes System mit Standardprozessen konnte unseren Anforderungen bezüglich Internationalität, Datentransparenz und Usability gerecht werden. Wir wollten unseren Mitarbeitenden eine einfache mobile Anwendung anbieten, mit der sie die Zeiterfassung, das Spesenmanagement sowie sämtliche Genehmigungsprozesse autonom abwickeln können.» Weiter sollte das Projektmanagement mit einer umfassenden Dokumentationsfunktion optimiert werden.

Wir wollten eine durchgängige Datentransparenz erreichen. ~ Andrea Tschudin, Leiterin IT, Energie Zukunft Schweiz AG

Lösung

Aufgrund des anhaltenden, starken Wachstums von EZS musste die ERP-Umstellung schnell abgewickelt werden. Im Januar 2022 sollte das neue System live gehen, nur knapp vier Monate zuvor startete Stefan Rotzler gemeinsam mit seinem Team die Evaluierung verschiedener Anbieter. Aufgrund der klaren Anforderungen entschied sich EZS rasch für SAP. «Wir haben festgestellt, dass es nicht viele Anbieter gibt, die ERP-Standardlösungen anbieten, die europaweite Compliance-Anforderungen erfüllen und schnell implementiert werden können. Deshalb entschieden wir uns schnell für eine SAP-Cloudlösung. SAP bot uns ein standardisiertes Cloudsystem, das wir als international tätiges KMU direkt einsetzen konnten», sagt Stefan Rotzler.

Vorkonfiguriertes ERP-System: EZS passte seine Prozesse der Cloudlösung an und blieb im Standard. Diese Methodik, in Kombination mit der sauberen Datenvorbereitung, trug dazu bei, dass die Implementierung von SAP Business ByDesign innert drei Monaten erfolgreich abgewickelt werden konnte. Gecoacht und unterstützt wurde EZS von SAP-Partner all4cloud Schweiz, den Stefan Rotzler ebenfalls zu den Erfolgsfaktoren zählt. «all4cloud ging sehr pragmatisch an das Projekt heran und verstand von Anfang an unsere Prozesse sowie unser Businessmodell, auch wenn sich unser Geschäft laufend wandelt», fasst Stefan Rotzler seine positive Erfahrung zusammen.

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Nutzen

Nach wenigen Monaten Laufzeit spürte Energie Zukunft Schweiz erste positive Effekte des cloudbasierten ERP-Systems SAP Business ByDesign, wie Group CFO Stefan Rotzler sagt. «Mit dem neuen ERP-System sprechen wir nun an allen Firmenstandorten dieselbe Sprache. Unsere Mitarbeitenden können dank der integrierten Datenablage jederzeit auf Belege und auf ihre Finanzkennzahlen zugreifen. Beispiel: Eine Key Account Managerin erfasst nicht nur die für sie relevanten Daten, sondern kennt auch an die Bedürfnisse der Finanzabteilung.»

Stärkung der Business Intelligence: Das Reporting profitiert von intelligenten Funktionen wie etwa Drilldown. Diese Analysefunktion ermöglicht allen Nutzenden, mittels attraktiver Dashboards von einer Datenübersicht direkt zu einer detaillierteren Ansicht innerhalb desselben Datensatzes zu wechseln. «Die Nachvollziehbarkeit unserer Daten in Echtzeit hat zu einer enormen Effizienzsteigerung im Reporting geführt.» Auch Andrea Tschudin zieht eine positive Bilanz: «Wir konnten den Zeitaufwand für administrative Aufgaben deutlich reduzieren. Die Spesenerfassung, Genehmigungsprozesse oder die Zeiterfassung wickeln wir heute über intuitive Apps ab, was viel Zeit spart.»

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Bei der Einführung des neuen ERP-Systems wurde EZS von SAP-Partner all4cloud Schweiz gecoacht und unterstützt. Die Implementierung von SAP Business ByDesign erfolgte erfolgreich innert drei Monaten.

Ausblick: Wachstum: Besonders die Salesabteilung kann künftig von den integrierten CRM- und Marketingfunktionen profitieren. Alle Kundendaten aus sämtlichen EZS-Quellen werden auf einer gruppenweit konsolidierten Plattform gebündelt. «Unser Ziel ist, über personalisierte Customer Journeys zu verfügen und einen 360-Grad-Blick auf die Kundinnen und Kunden zu erreichen», so Stefan Rotzler. Das System erlaubt zudem die direkte Anbindung von anderen Programmen, wie etwa Excel, und ermöglicht ein rollierendes Projektmanagement mit Finanz-Snapshots aus allen Projektphasen.

Die Nachvollziehbarkeit unserer Daten in Echtzeit hat zu einer enormen Effizienzsteigerung im Reporting geführt. ~ Stefan Rotzler, Group CFO, Energie Zukunft Schweiz AG

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Wolfgang Kröner - CEO all4cloud Schweiz AG

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