Auf Cloud 7 mit SAP Business ByDesign

Welches ERP-System wählt eigentlich ein Digitalisierungsexperte für sich selbst? Die Kendox AG hat die Zeichen der Zeit erkannt und setzt auf eine Cloudlösung von SAP.

Ziemlich jedes Unternehmen kennt sie: die Tiefen der individuellen Mail- und Dokumentenablagen. Die Kendox AG schafft Abhilfe. Das Rheintaler IT Unternehmen mit Sitz in Oberriet (SG) entwickelt Standardsoftwarelösungen für ein strukturiertes Dokumentenmanagement sowie die Büroautomatisierung und trifft damit den Nerv der Zeit. Der Kundenstamm und die Belegschaft des Softwareentwicklers wachsen stetig.

Mit rund 70 Mitarbeitenden und fast 1’000 Kunden wurde es Zeit für eine neue Unternehmenssoftware. Das KMU führte das cloudbasierte ERP-System SAP Business ByDesign ein und profitiert seit dem Go-live von integrierten, transparenten Prozessen. Nebst Datensicherheit und intelligenten Funktionalitäten brachte die Cloudlösung dem Unternehmen schlankere Abläufe, vereinfachtes Projektmanagement und Ressourceneinsparungen.

Ausgangslage

Das Geschäft der Kendox AG ist die Digitalisierung. Das Unternehmen aus dem sankt-gallischen Oberriet entwickelt Softwarelösungen für das unternehmensweite und revisionssichere Dokumentenmanagement und damit zusammenhängende Automatisierungslösungen. Zahlreiche Kunden aus unterschiedlichsten Branchen automatisieren ihre Büro- und Verwaltungsprozesse mit Kendox-Systemen. Der Geschäftsführer und Mehrheitsaktionär Manfred Terzer gründete das Unternehmen im Jahr 2004. «Die neue Generation ist digital unterwegs», sagt er. «Wir wollen unsere Kunden mit Prozessen und Technologien unterstützen, um ihre geschäftlichen Informationen zu strukturieren. Insbesondere elektronische Dokumente oder E-Mails gehen oftmals in den Tiefen von Ordnerstrukturen verloren.»

Digitalisierte Verwaltung

Mittlerweile zählt Kendox rund 70 Mitarbeitende an den drei Standorten in der Schweiz, Deutschland und Österreich und betreut knapp 1’000 Kunden. Tendenz steigend. «Im Jahr 2020 haben viele Unternehmen verstärkt durch die Coronapandemie sowie die sich stetig ändernden Arbeitsformen erkannt, dass man nicht nur ein performantes ERP-System braucht, sondern auch digitalisierte Verwaltungsprozesse, um das nötige Leistungsniveau halten zu können», so Terzer.

Nur eine Cloudlösung passt zu unserer dynamischen internationalen Wachstumsstrategie. – Manfred Terzer

Business Planning

Digitale Prozesse sind das tägliche Brot der Kendox AG. Da der Kundenstamm in den letzten Jahren schnell wuchs, nahm das Rheintaler Unternehmen im Jahr 2020 auch die eigenen Abläufe unter die Lupe. «Wir hatten ein kleines ERP-System in Betrieb, das unser schnelles Wachstum nicht auffangen konnte. Zeitgerechte Informationen fehlten uns, und einen Informationsrückstand können wir uns als international agierendes Unternehmen nicht leisten», so Terzer. Was fehlte, war eine einheitliche, zentrale Basis für sämtliche Geschäftsprozesse, die standortunabhängig verfügbar ist.

Zielsetzung

Jede Abteilung hatte ihre Anforderungen an das neue ERP-System. Die Buchhaltung der deutschen Tochtergesellschaft beispielsweise wurde bislang extern von einer Steuerberatungsgesellschaft geführt. Für CFO Stefanie Neumeister Peter eine Hürde im Daily Business. «Ich musste jeweils den Steuerberater nach einer bestimmten Rechnung fragen, was in der Summe enorm zeitaufwendig war. Wir benötigten deshalb ein System, dass die zentralen Kennzahlen aller drei Gesellschaften in Echtzeit wiedergeben kann und so die wichtigsten Berichte wie beispielsweise die Monatsabschlüsse automatisch und schnell generiert.»

Geschäftsprozesse digitalisieren

Nebst der Finanzbuchhaltung und Personalverwaltung sollte das neue ERP-System den Verkauf, die Auftragsund Vertragsverwaltung und Fakturierung sowie die Projektverwaltung und Zeiterfassung optimieren. Doris Knorr leitet die Administration und wünschte sich für ihren Teil ein System, das neben der flexiblen Verwaltung und automatisierten Fakturierung vielseitiger Kundenverträge – wie beispielsweise Software-Wartungen oder
Cloud-Abonnements – vor allem projektbasiertes Arbeiten mit intuitiv bedienbaren Standardprozessen abbildet. «Was wurde bereits verrechnet? Welche internen Verrechnungen sind nötig? Ein Projekt-Tool muss gängige Projektabläufe für alle Beteiligten einfach ersichtlich machen und auch Excel-Schattenwelten verbannen.»

Es ist anzunehmen, dass das Cloud-Betriebsmodell das dominierende Betriebsmodell, auch für ERP-Systeme, sein wird. – Manfred Terzer

Cloud-ERP

Die ERP-Einführung ging über die Prozessebene hinaus. Kendox hat ihre eigenen Lösungen vollständig cloudready gemacht und der Umsatz verlagert sich immer stärker in dieses Segment. Im Rahmen der Umstellung wollte das Unternehmen deshalb die Cloud-Denkweise auch bei den internen Prozessen verstärken. Eine Cloudsoftware fördert beispielsweise die Umstellung der Arbeitsorganisation in Richtung Homeoffice, indem sichere Kommunikationskanäle und Dokumentenablagen zur Verfügung gestellt werden.

Kendox möchte sich auch im eigenen Geschäftsumfeld in diese Richtung entwickeln. «Wir bieten aktuell On-Prem- und Cloudlösungen an, werden jedoch mit hoher Dynamik immer mehr zum Cloudanbieter», so Manfred Terzer. «Deshalb war klar, dass wir ein cloudbasiertes ERP-System einführen wollten. Nur eine Cloudlösung passt zu unserer dynamischen internationalen Wachstumsstrategie.»

Lösung

Kendox entschied sich schliesslich für die Software SAP Business ByDesign. Diese ERP-Lösung eignet sich besonders für KMU mit mindestens 20 System-Usern. Es wird auf Subscription-Basis bezogen, sodass pro Monat pro Benutzer bezahlt werden kann. Als Cloudlösung bietet es nebst den gängigen Standardprozessen weitere Servicefunktionen, die auf Machine Learning (ML) basieren. ML-Algorithmen automatisieren Routinetätigkeiten wie Rechnungsläufe und können zudem für unternehmensspezifische Zwecke entwickelt werden. So trägt ein Algorithmus zur Entscheidungsfindung bei.

Er verbessert Prognosen, indem er Sofortanalysen aus Echtzeitdaten liefert und stärkt die Prozesseffizienz, da Standardprozesse automatisiert im Hintergrund abgewickelt werden.

Vorteile einer Cloudlösung
Kendox-CEO Manfred Terzer setzte aus Überzeugung auf eine Cloudlösung. «Cloudbasierte ERP-Lösungen zeigen eine starke Dynamik und es ist anzunehmen, dass das Cloud-Betriebsmodell über kurz oder lang das dominierende Betriebsmodell, auch für ERP-Systeme, sein wird.» Das SAP Business ByDesign bildet bei Kendox nun die Basis für die systematische Anbindung an die anderen im Unternehmen genutzten Anwendungen wie beispielsweise Kunden- oder Marketingportale oder auch das Support Ticketing System.

Cloud-Implementierungspartner

Unterstützung bei der Umstellung auf das neue ERP-System bekam Kendox vom SAP-Partner und Cloudspezialisten all4cloud Schweiz AG. Der Implementierungspartner mit Standorten in der Schweiz und in Deutschland ist einer der erfolgreichsten SAP-Business-ByDesign-Experten. Kendox fühlt sich bestens aufgehoben. «Ohne all4cloud hätten wir das Projekt kaum umsetzen können», sagt Doris Knorr. «Wir werden auch in Zukunft froh sein über die zuverlässige und kompetente Unterstützung, gerade bei Jahresabschlüssen oder weiteren Digitalisierungsschritten», so Doris Knorr.

Nutzen

Am 1. Januar 2021 ging das System live. Ohne Unterbrüche, ohne Bugs. Wie fällt das erste Fazit aus? Manfred Terzer ist sehr zufrieden. «SAP Business ByDesign hat sich als unerlässliche Grundlage für unsere Zukunftspläne erwiesen. Wir werden unsere Unternehmensgrösse und den Umsatz in den nächsten drei Jahren verdoppeln und im internationalen Markt noch stärker werden. Falls wir neue Tochterfirmen gründen oder uns mit anderen Unternehmen zusammen schliessen – was ich mir durchaus vorstellen kann – brauchen wir volle Professionalität. Unser neues ERP-System wird mitwachsen und unser künftiges Wachstum auffangen», so der Geschäftsführer. Das System hat sich bereits nach einem halben Jahr bewährt und ist die perfekte Lösung für Firmen mit projektbasierten Abläufen, besonders auch aufgrund der automatischen Abrechnung von Cloud Mieten.

Neue Ressourcenplanung

Früher hatte Kendox zwar eine gut funktionierende Anwendung für Projekt- und Leistungserfassung, jedochwurde die Fakturierung manuell abgehandelt, wie sich Doris Knorr erinnert. «Für den Rechnungslauf mussten wir einzelne PDFs aus den Projektenziehen und per E-Mail verschicken. Dafür benötigten wir damals zu dritt bis zu drei Tage. Jetzt mache ich den Rechnungslauf alleine in einem Klick, während meine Mitarbeiterinnen im Urlaub sind» so die Leiterin Administration. «Eine Administrationsmitarbeiterin hatte uns just zum Go-Live Termin verlassen – aus anderen Gründen – und wir waren überrascht, dass wir die zusätzliche Arbeit dank des Systems problemlos bewältigen können.»

Effizientere Finanzbuchhaltung

Der externe Steuerberater wird laut CFO Stefanie Neumeister Peter nun ebenfalls nicht mehr benötigt. «Die Buchhaltungen aller drei Gesellschaften werden heute einheitlich im SAP System geführt. Zudem können die Bankbewegungen an allen Standorten in der DACH-Region neu über eine Schnittstelle importiert und zum grossen Teil automatisch verbucht werden. Dadurch stimmen die Bankbuchungen immer.» Dies mache das Delegieren von Teilaufgaben im Bereich des Liquiditätsmanagements deutlich einfacher und so können auch hier personelle Ressourcen effizienter verteilt werden.

Und: Die eigens von Kendox entwickelte Dokumentenarchivierung InfoShare for SAP Business ByDesign konnte durch seine Standardintegration problemlos mit dem neuen ERP-System verknüpft werden – wie dies auch bei vielen Kunden von Kendox der Fall ist.

Ziemlich jedes Unternehmen kennt sie: die Tiefen der individuellen Mail- und Dokumentenablagen. Die Kendox AG schafft Abhilfe. Das Rheintaler IT-Unternehmen mit Sitz in Oberriet (SG) entwickelt Standardsoftwarelösungen für ein strukturiertes Dokumentenmanagement sowie die Büroautomatisierung und trifft damit den Nerv der Zeit.